تنخواه گردان در حسابداری، به مقداری وجه نقد یا اعتبار گفته می‌شود که به طور موقت به یک شخص (تنخواه دار) تخصیص داده می‌شود تا هزینه‌های جزئی و روزمره سازمان را پرداخت نماید بدون آنکه درگیر بروکراسی اداری شود. در واقع تنخواه یا تنخواه گردان راهی برای پرداخت هزینه های روزمره هر سازمان یا شرکت بدون وارد شدن به سیستم های پیچیده مالی با هدف صرفه جویی در زمان و انرژی و سرعت بخشیدن به خریدهای ضروری و کوچک است.
با رشد سازمان ها و شرکت و ورود نرم افزارهای حسابداری و مالی به این شرکت ها و سازمان ها، مراحل نسبتاً پیچیده ای برای هزینه کردها در نظر گرفته شد که نیاز به ورود اطلاعات و چرخش در سازمان و دریافت تاییدیه های مختلف دارد که این روند می تواند زمان بر باشد و برخی خرید های کوچک اما واجب را با تاخیر مواجه کند، در نظر گرفتن مبلغی به عنوان تنخواه ، راه حلی مناسب و محبوب است که در تمام سازمان ها اعم از دولتی و غیر دولتی مرسوم و معمول شده است.
تعاریف لازم برای شناخت دقیق تنخواه گردان:
- تنخواه دار: شخصی که مسئول دریافت، نگهداری و مصرف تنخواه گردان می باشد.
- مبلغ تنخواه: مقدار وجه نقد یا اعتباری که به تنخواه دار تخصیص داده می شود.
- اسناد و مدارک: رسیدها، فاکتورها و سایر اسنادی که مربوط به هزینه های پرداختی از محل تنخواه گردان می باشند.
- حساب تنخواه گردان: حسابی در سیستم حسابداری سازمان که برای ثبت رویدادهای مربوط به تنخواه گردان استفاده می شود.
اما برای شناخت انواع تنخواه گردان و اجرای صحیح آن بایستی قوانین و قواعد آن را بدانید، با ما در سامان محاسبان همراه شوید تا صفر تا صد تنخواه گردان را بررسی کنیم.
اهداف اصلی تنخواه گردان چیست؟
- پرداخت هزینه های جزئی با استفاده از تنخواه گردان به مراتب ساده تر و سریع تر از طی کردن فرآیندهای اداری و سازمانی برای هر پرداخت است.
- تنخواه گردان با کاهش نیاز به وجوه نقد در گردش، ریسک وجود مبالغ نقد در سازمان ها را کاهش می دهد. از آنجا که برخی خریدهای سازمان باید بصورت نقد انجام شود، نگهداری حجم زیادی از وجوه نقد در سازمان می تواند خطرات امنیتی را به همراه داشته باشد.
- خرید های جزئی زیادی در هر سازمان باید انجام شود که مدیریت آن می تواند سخت باشد، با استفاده از سیستم تنخواه گردان، می توان بر هزینه های جزئی به طور دقیق تری نظارت و کنترل داشت.
- تنخواه گردان با ایجاد چارچوبی مشخص برای پرداخت‌ها، از هرگونه بی‌نظمی و آشفتگی در این زمینه جلوگیری می‌کند.
- استفاده از تنخواه گردان می‌تواند به کاهش هزینه‌های اداری مربوط به پرداخت‌ها، مانند هزینه‌های چاپ چک، صدور حواله و… کمک کند.
- با استفاده از اسناد و مدارکی که برای هر پرداخت از محل تنخواه گردان دریافت می‌شود، می‌توان به طور دقیق ردیابی کرد که وجوه در چه مسیری و برای چه مصارفی هزینه شده‌اند.
خوب است بدانید در مناطق دورافتاده و جاهایی که دسترسی به شعب بانکی دشوار است، می‌توان از تنخواه گردان برای پرداخت حقوق و مزایای پرسنل استفاده کرد.
همچنین به جز مواردی که برای تنخواه گردان در نظر گرفته شده، در مواقعی که نیاز به پرداخت هزینه‌های ناگهانی و فوری وجود دارد، تنخواه گردان می‌تواند به عنوان یک منبع نقدینگی در دسترس باشد.
آیا در نظر گرفتن تنخواه گردان معایبی دارد؟ تنخواه گردان در کنار مزایای فراوانی که دارد، معایبی نیز دارد که از جمله آنها می‌توان به احتمال سوء استفاده، نیاز به صرف وقت و هزینه برای مدیریت تنخواه گردان و ریسک گم شدن یا سرقت وجوه تنخواه اشاره کرد. درنظر داشته باشید که تنخواه گردان معمولاً برای پرداخت هزینه های جزئی و روزمره طراحی شده است و نمی توان از آن برای پرداخت هزینه های بزرگ و غیر معمول استفاده کرد.
از معایب دیگر تنخواه گردان این است که در برخی موارد، ممکن است اسناد و مدارک ارائه شده توسط تنخواه دار به اندازه کافی شفاف و گویا نباشند و این موضوع می تواند باعث ایجاد ابهام در مصرف وجوه تنخواه و حتی تاثیر بر موارد مالیاتی سازمان داشته باشد که شما باید روش های کاهش مالیات را بدانید.
تنخواه را باید در چه مواردی هزینه کرد؟
همانطور که گفتیم، تنخواه گردان برای پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره سازمان‌ها و شرکت‌ها در نظر گرفته شده است:
- هزینه‌های اداری: مانند خرید لوازم التحریر، کاغذ، تونر پرینتر، پوشه، فایل و …
- هزینه‌های پذیرایی: مانند خرید چای، قهوه، آب معدنی، میوه و … برای پذیرایی از مهمانان یا جلسات
- هزینه‌های ایاب و ذهاب: مانند پرداخت کرایه تاکسی، اتوبوس، مترو یا بنزین برای انجام امور اداری
- هزینه‌های مربوط به تعمیرات جزئی: مانند تعمیر جزئی تجهیزات اداری، لوازم برقی و …
- هزینه‌های مربوط به خدمات: مانند پرداخت قبوض آب، برق، تلفن و …
- هزینه‌های مربوط به پیمانکاران: مانند پرداخت دستمزد روزانه پیمانکاران یا نیروهای خدماتی
- هزینه‌های مربوط به خریدهای جزئی: مانند خرید مواد اولیه کم مصرف، ابزارآلات جزئی و …
موارد زیر جزو هزینه‌های قابل پرداخت از محل تنخواه گردان نیستند:
- هزینه‌های حقوق و مزایا: مانند حقوق و دستمزد پرسنل، پاداش، بن کار و …
- هزینه‌های مربوط به خرید تجهیزات و دارایی‌های ثابت: مانند خرید کامپیوتر، میز، صندلی و …
- هزینه‌های مربوط به سفرهای کاری: مانند بلیط هواپیما، هتل و …
- هزینه‌های مربوط به تبلیغات و بازاریابی: مانند چاپ بروشور، آگهی در روزنامه و …
- هزینه‌های مربوط به وام و قرض: مانند بازپرداخت وام یا قرض
- هزینه‌های شخصی: مانند پرداخت قبض موبایل شخصی، خرید لباس و …
انواع تنخواه گردانی
سازمان ها بسته به نیاز خود تنخواه گردانی را به اشکال مختلفی انجام می دهند :
تنخواه گردان ثابت
در این روش، مبلغ ثابتی به طور ماهیانه یا دوره‌ای به عنوان تنخواه به تنخواه دار تحویل داده می‌شود. تنخواه دار باید از این مبلغ برای پرداخت هزینه‌های مصوب در همان دوره استفاده کند و در پایان دوره نسبت به ارائه اسناد و مدارک مربوطه و تسویه حساب با واحد مالی اقدام نماید.
در این نوع تنخواه، تنخواه دار مراقب است و انگیزه دارد تا مبالغ مصرفی از مبلغ ثابت تنخواه فراتر نرود و بنابراین در تلاش است در هزینه ها تا حد ممکن صرفه جویی کند، البته به شرط آنکه مبلغ تنخواه به قدری بالا نباشد که چنین انگیزه ای را از بین ببرد. معمولا برنامه ریزی و اجرای تنخواه ثابت ، آسان است و بعد از چند ماه مبلغی که نیاز است به طور ثابت در نظر گرفته شود برای هر سازمان مشخص خواهد شد.
اما در مواقعی که نیاز به پرداخت‌های خارج از برنامه وجود دارد، این مبلغ ثابت باعث ایجاد محدودیت می شود و یا برعکس در صورتیکه هر ماه این مبلغ خرج نشود، مازاد آن در پایان دوره باید محاسبه گردد که می تواند دشواری های خاص خود را داشته باشد.
تنخواه گردان متغیر
در این روش، برخلاف تنخواه گردان ثابت، سقفی برای پرداخت ماهیانه یا دوره‌ای تعیین نمی‌شود. تنخواه دار مجاز است تا هر مبلغی را که برای پرداخت هزینه‌های مصوب لازم است، از واحد مالی دریافت کند و در پایان دوره نسبت به ارائه اسناد و مدارک مربوطه و تسویه حساب با واحد مالی اقدام نماید.
مزیت این نوع تنخواه، انعطاف‌پذیری بالا در پرداخت‌هاست و همچنین اگر پرداخت پیش بینی نشده ای در سازمان بوجود بیاید می توان از این محل آن را تامین کرد اما این آزادی عمل ممکن است سبب سوء استفاده بیشتر شود و نیاز به نظارت دقیق تری بر عملکرد تنخواه دار هم وجود خواهد داشت، همچنین انگیزه ای برای صرفه جویی و کنترل هزینه ها هم در تنخواه دار ایجاد نخواهد شد چون می تواند هرچقدر بخواهد خرج کند و سپس مدارک مثبته ارائه دهد.
تنخواه گردان نقدی و چکی
تنخواه گردان نقدی یکی از رایج‌ترین روش‌های تنخواه گردانی در حسابداری در گذشته بوده است که در آن، به جای استفاده از ابزارهای پرداخت الکترونیکی یا اموال، مبلغ ثابتی به صورت وجه نقد به تنخواه دار تحویل داده می‌شود. تنخواه دار موظف است از این مبلغ برای پرداخت هزینه‌های مصوب در همان دوره استفاده کند و در پایان دوره نسبت به ارائه اسناد و مدارک مربوطه (مانند فاکتور و رسید) و تسویه حساب با واحد مالی اقدام نماید.
در تنخواه گردان چک هم، به جای وجه نقد، تعدادی چک به تنخواه دار تحویل داده می‌شود. تنخواه دار مجاز است با استفاده از این چک‌ها برای پرداخت هزینه‌های مصوب اقدام کند و در موعد مقرر نسبت به ارائه اسناد و مدارک مربوطه و تسویه حساب چک‌ها به واحد مالی اقدام نماید.
تنخواه گردان اموال
اگر شرکتی به هر دلیلی کالاهایی را بطور منظم و مداوم بین کارکنانش توزیع می کند، این کالاها می توانند یک تنخواه دار داشته باشند، بنابراین به تنخواه دار اموال و کالاهای مشخصی با ارزش معین تحویل داده می‌شود. تنخواه دار موظف است از این اموال برای انجام امور محوله مطابق با دستورالعمل‌ها و ضوابط تعیین شده استفاده کند و در مهلت مقرر نسبت به ارائه گزارش عملکرد و استرداد اموال به واحد مربوطه اقدام نماید. این نوع تنخواه نیاز به سیستم انبارداری و کنترل موجودی هم خواهد داشت.
تنخواه گردان ترکیبی
اگر برخی از شیوه های تنخواه گردان که پیش تر گفته شد را با هم ترکیب کنیم تا نیاز سازمان برآورده شود به آن تنخواه گردان ترکیبی می گوییم. مثلا ممکن است هم چک به تنخواه دار داده شود و هم وی بتواند بصورت متغیر و بدون سقف هم تنخواه داشته باشد.
قابلیت انطباق با نیازها و شرایط خاص هر سازمان حسن این شیوه است و پیچیدگی در اجرا و نظارت را هم می توان به عنوان عیب این روش نام برد.
توجه داشته باشید که انتخاب هر روش در هر سازمان می تواند بستگی کامل به نوع فعالیت، حجم و تنوع تراکنش‌ها، زیرساخت‌های بانکی و حسابداری، فرهنگ سازمانی و… داشته باشد و این مدیران سازمان و مدیران ارشد مالی هستند که روش ها و مبالغ را تعیین می کنند.
عوامل موثر در انتخاب تنخواه دار
انتخاب تنخواه دار امین، مسئولیت‌پذیر و با سابقه کاری مناسب می تواند چالش برانگیز باشد؛ مهم ترین ویژگی برای یک تنخواه دار، صداقت و امانتداری اوست. این فرد باید به طور کامل به سازمان و قوانین آن متعهد باشد و در حفظ و نگهداری وجوه، نهایت دقت را به کار ببندد. بنابراین، سابقه کاری و تعهدات اخلاقی فرد باید به طور کامل بررسی شود.
از مهمترین معیارهای انتخاب ِتنخواه دار، دقیق و منظم بودن وی است چراکه باید بتواند اسناد و مدارک مربوط به هزینه ها را به طور دقیق ثبت و نگهداری کند و در موعد مقرر به بخش حسابداری تحویل دهد. همچنین باید نظم لازم را در پرداخت ها و تسویه حساب ها داشته باشد. تنخواه دار همچنین باید بتواند با انجام محاسبات پایه ، مبالغ پرداختی، باقی مانده موجودی و سایر حساب و کتاب ها را به درستی انجام دهد.
شخصی که به عنوان تنخواه دار انتخاب می کنید باید با قوانین و مقررات مربوط به تنخواه گردانی آشنایی داشته باشد و یا آموزش های کاملی در این زمینه دریافت کند، در برخی سازمان ها که از نرم افزارهای حسابداری خاصی برای این امور استفاده می کنند، اموزش همان بخشی که تنخواه دار با آن سر و کار دارد به این فرد الزامی است.
فردی با روابط عمومی خوب برای تنخواه دار انتخاب کنید تا بتواند به طور مؤثر با شما و سایر افراد ارتباط برقرار کند. حتما بررسی کنید که سابقه کار مرتبط در زمینه تنخواه گردانی یا امور مالی در رزومه تنخواه دار وجود داشته باشد. این امر نشان می دهد که فرد با وظایف و مسئولیت های این شغل آشنا است و می تواند به طور موثری از عهده آن برآید.
در برخی از سازمان ها، از تنخواه دار ضمانت برای جبران خسارات احتمالی اخذ می شود، شاید بد نباشد که شما هم همین کار را انجام دهید.
حساب تنخواه گردان چیست؟
خوب است بدانید، حساب تنخواه گردان در دسته حساب‌های معین در ترازنامه شرکت قرار می‌گیرد. حساب‌های معین، گروهی از حساب‌ها هستند که جزئیات بیشتری از فعالیت‌های مالی یک سازمان را ارائه می‌دهند.
برای افتتاح این حساب، ابتدا باید فردی به عنوان تنخواه دار به تأیید مسئولان سازمان برسد ، سپس مبلغ تنخواه توسط هیئت مدیره تعیین و به تنخواه دار پرداخت می‌شود، تنخواه دار موظف است برای هر پرداختی که از محل تنخواه انجام می‌دهد، رسید پرداخت معتبر ارائه دهد و فاکتور یا قبض معتبر برای هر پرداخت داشته باشد ، پس از بررسی و تایید امور مالی هم اسناد بایگانی می شوند.
پس تفاوت حساب تنخواه گردان با حساب صندوق چیست؟
ماهیت هر دو حساب برای نگهداری و مدیریت وجوه است، اما تراکنش‌های مربوط به صندوق باید به صورت روزانه ثبت شوند، در حالی که تراکنش‌های مربوط به تنخواه در پایان دوره‌های مشخصی (مانند ماهانه) ثبت می‌شوند، ضمناً برای صندوق معمولاً سقف پرداختی مشخصی تعریف نمی‌شود اما برای تنخواه حداکثر مبلغی که می‌توان از آن برداشت کرد، تعیین می‌شود.
تفاوت دیگر در نحوه برداشت است؛ برداشت از صندوق معمولاً نیاز به تأیید مدیران ارشد دارد اما برداشت از تنخواه کاملاً در اختیار تنخواه دار است. حساب تنخواه مستقیماً در اختیار تنخواه دار است، در حالی که حساب صندوق با نظارت مسئولان و مدیران در اختیار مسئول خرید قرار می‌گیرد.
و تفاوت آخر اینکه تنخواه فقط برای هزینه‌های جزئی و روزمره قابل پرداخت است، در حالی که از صندوق می‌توان برای پرداخت‌های متنوع‌تر استفاده کرد.
مراحل دریافت تنخواه گردان
دریافت تنخواه گردان، فرآیندی است که طی آن، کارکنان یا واحدهای مختلف در یک سازمان، وجوه تنخواه یا ابزار و اموال لازم را برای انجام هزینه‌های جزئی و روزمره، از واحد مالی دریافت می‌کنند. این فرآیند باید با نظم و دقت کافی انجام شود تا از بروز هرگونه مشکل یا سوء استفاده جلوگیری شود.
اولین قدم برای دریافت تنخواه، ارائه درخواست کتبی و رسمی به واحد مالی است که یا در قالب فرم های کاغذی تعریف شده و یا در نرم افزارهای حسابداری سازمانی ثبت و ارائه می شود. در این درخواست باید مبلغ مورد نیاز، تاریخ دریافت و احتمالا هزینه های پیش رو درج شود. این مرحله توسط تنخواه دار انجام می گیرد.
در قدم بعدی، واحد مالی موظف است درخواست تنخواه دار را به دقت بررسی و تأیید کند. امور مالی بررسی می کند تا بداند که آیا تناسب منطقی بین مبالغ درخواستی تنخواه دار با هزینه های اعلام شده وجود دارد یا خیر، البته در صورت وجود تنخواه گردان ثابت، این بررسی ها قبلا انجام شده و ماهیانه بصورت ثابت، حساب تنخواه شارژ می گردد.
پس از تأیید نهایی واحد مالی، مبلغ تنخواه به تنخواه دار پرداخت می گردد.
تنخواه دار در طی مدت زمان مشخص، مثلا یک ماه، تمام هزینه های مورد توافق را از محل تنخواه پرداخت کرده و رسید ها و فاکتور ها را نگهداری کرده و در پایان دوره ارائه می دهد. این اسناد و مدارک باید شامل فاکتور، رسید، صورتحساب و سایر مستنداتی باشد که نشان‌دهنده مصرف صحیح تنخواه مطابق با درخواست اولیه است.
واحد مالی دوباره وارد عمل شده و این اسناد و مدارک را به دقت بررسی و در صورت وجود هرگونه مغایرت یا نقص، مراتب را به تنخواه دار جهت اصلاح و رفع ایرادات، اعلام می کند. تسویه حساب نهایی انجام می‌شود و مانده تنخواه (در صورت وجود) به واحد مالی برگردانده می‌شود و یا در صورت مازاد بودن هزینه‌ها، مابه‌التفاوت به تنخواه دار پرداخت می‌شود.
یک تنخواه دار، تنخواه گردان را چگونه بصورت اصولی خرج می کند؟
نحوه خرج کردن تنخواه، از اهمیت بالایی برخوردار است چرا که این امر به طور مستقیم بر کنترل هزینه‌ها، صحت عملکرد تنخواه دار و سلامت فرآیند تنخواه گردانی در سازمان اثر می‌گذارد. تنخواه دار باید قبل از انجام هرگونه پرداختی، نسبت به برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی هزینه‌ها اقدام کند. در این راستا، باید لیستی از هزینه‌های مصوب در دوره را تهیه و بر اساس اهمیت و ضرورت آنها، اولویت‌بندی کرد.
اسناد و مدارکی که گواه مصرف صحیح تنخواه مطابق با مصوبات و برنامه‌ریزی اولیه خواهند بود باید به درستی نگهداری شود. درج اطلاعات دقیق مانند تاریخ، مبلغ، شرح هزینه و نام و امضای طرف مقابل در اسناد و مدارک ضروری است.
تنخواه دار باید در مصرف وجوه تنخواه، صرفه‌جویی کند و از هرگونه هزینه غیرضروری یا اسراف خودداری نمای. و در تمام مراحل خرج کردن تنخواه، قوانین و مقررات مربوط به تنخواه گردانی را به طور کامل رعایت کند ؛ این قوانین و مقررات، توسط واحد مالی اعلام می شود و باید به دقت مورد توجه قرار گیرد ، عدم رعایت قوانین و مقررات می‌تواند منجر به بروز مشکلاتی مانند عدم تأیید اسناد و مدارک، تأخیر در تسویه حساب و یا حتی برخوردهای قانونی شود.
تنخواه دار باید توجیه شود که وجوه تنخواه، امانتی در دست وی است و باید در حفظ و مصرف آن نهایت دقت و امانتداری را به کار برد.
واحد مالی هم موظف است بر نحوه خرج کردن تنخواه توسط تنخواه دار، نظارت و کنترل کافی داشته باشند. شناسایی و رفع هرگونه انحراف یا سوء استفاده در فرآیند خرج کردن تنخواه ، وظیفه واحد مالی است. اسناد و مدارک جمع‌آوری شده باید با مصوبات و برنامه‌ریزی اولیه برای هزینه‌ها تطبیق داده شود یعنی باید بررسی شود که آیا هزینه‌های انجام شده با مصوبات و برنامه‌ریزی اولیه همخوانی دارد یا خیر.
پس از اتمام فرآیند تسویه حساب، اسناد و مدارک مربوطه باید به طور منظم و دقیق در واحد مالی ثبت و بایگانی شود؛ بایگانی اصولی اسناد، امکان دسترسی به آنها در صورت نیاز به بررسی یا ممیزی در آینده را فراهم خواهد کرد.
قوانین و مقررات مربوط به تنخواه گردان
برای اطمینان از صحت، نظم و انضباط در فرآیند تنخواه گردانی، قوانین و مقررات متعددی توسط مراجع ذیصلاح در نظر گرفته شده است. این قوانین و مقررات، چارچوبی را برای نحوه دریافت، استفاده و تسویه حساب تنخواه گردان ترسیم می‌کنند.
- فرد تنخواه دار باید سمت سازمانی مشخص داشته باشد، ارائه وثیقه یا ضمانت معتبر، عدم سوء پیشینه مالی و …هم الزامی است.
- حداکثر مبلغ تنخواه با توجه به نوع فعالیت، سطح سازمانی و …باید حتما تعیین شود.
- دوره زمانی مشخص برای استفاده از تنخواه و ارائه اسناد و مدارک مربوطه هم می بایستی دقیقا مشخص گردد.
- مصرف تنخواه را باید دقیقا تعیین کرد و پس از تعیین آن، فقط برای موارد مصوب می توان وجوه تنخواه را هزینه کرد.
- مدارک هر پرداختی که از محل تنخواه انجام می‌شود، باید کامل و دقیق حفظ و نگهداری شود.
- استفاده از تنخواه برای مصارف شخصی اکیدا ممنوع است.
- تنخواه دار موظف است در موعد مقرر (معمولاً پایان دوره یا زمان انجام هزینه‌ها) اسناد و مدارک مربوط به هزینه‌های انجام شده را به واحد مالی ارائه دهد و امور مالی هم وظایفی که پیشتر اشاره کردیم را انجام دهد.
- در صورت تخلف از قوانین و مقررات تنخواه گردانی، مانند تأخیر در تسویه حساب، ارائه اسناد و مدارک غیرواقعی، استفاده غیرمجاز از تنخواه و …، جریمه‌های متناسبی برای متخلف در نظر گرفته می‌شود.
- تمام این موارد بایستی در یک آیین نامه تحت نام آیین نامه تنخواه گردان در سازمان موجود باشد، این آیین نامه سندی است که توسط مراجع ذیصلاح در هر سازمان تدوین و ابلاغ می‌شود و چارچوب و ضوابط کلی حاکم بر فرآیند تنخواه گردانی را به طور مشخص تعیین می‌کند.
راهکارهای مقابله با سوء استفاده در تنخواه گردان
ضررهای مالی، خدشه‌دار شدن اعتبار و ایجاد بی‌نظمی در فرآیندهای پرداخت از عواقب عدم نظارت بر امر تنخواه گردانی است اما برای پیشگیری از چنین رخداد هایی چکار کنیم؟
- اولین و مهم ترین اقدام، گزینش افراد امانتدار و با سابقه عملکرد مثبت برای سمت تنخواه دارد است؛ در انتخاب تنخواه دار، باید به دنبال افرادی بود که از امانتداری، صداقت و تعهد بالایی برخوردار باشند و سابقه عملکرد مثبتی در زمینه‌های مالی و اداری داشته باشند. تنخواه داران باید به طور کامل با قوانین و مقررات مربوط به تنخواه گردانی، نحوه استفاده صحیح از وجوه تنخواه، تکالیف و وظایف خود و همچنین با پیامدهای سوء استفاده در این زمینه آشنا باشند و آموزش های لازم را دریافت کنند.
- تدوین و ابلاغ آیین نامه تنخواه گردان به طور شفاف و دقیق، چارچوب و ضوابط کلی حاکم بر فرآیند تنخواه گردانی را مشخص می‌کند و از بروز ابهام و سوءتفاهم جلوگیری می‌کند.
- استفاده از نرم افزارهای حسابداری و سیستم‌های پرداخت الکترونیکی می‌تواند به شفاف‌سازی فرآیند تنخواه گردانی، ثبت دقیق اطلاعات و ردیابی تراکنش‌ها کمک کند. واحد مالی باید به طور مستمر بر عملکرد تنخواه داران داشته باشد. انجام حسابرسی دوره‌ای: انجام حسابرسی‌های دوره‌ای و بررسی عملکرد تنخواه داران و اسناد و مدارک مربوطه، می‌تواند به شناسایی و رفع هرگونه انحراف یا سوء استفاده در این فرآیند کمک کند.
- کارکنان دیگر شرکت یا سازمان هم باید تشویق شوند تا در صورت مشاهده هرگونه تخلف یا سوء استفاده در فرآیند تنخواه گردان، آن را به مراجع ذیصلاح گزارش کنند. باید از کارکنانی که تخلفات را به طور صحیح گزارش می‌کنند، حمایت و پشتیبانی شود و از آنها در برابر هرگونه تهدید یا اقدامی که به دلیل گزارش تخلف صورت می‌گیرد، محافظت شود. از سیستم های کنترل نوین هم می توان بهره برد.