تنخواه گردان در حسابداری، به مقداری وجه نقد یا اعتبار گفته می‌شود که به طور موقت به یک شخص (تنخواه دار) تخصیص داده می‌شود تا هزینه‌های جزئی و روزمره سازمان را پرداخت نماید بدون آنکه درگیر بروکراسی اداری شود. در واقع تنخواه یا تنخواه گردان راهی برای پرداخت هزینه های روزمره هر سازمان یا شرکت بدون وارد شدن به سیستم های پیچیده مالی با هدف صرفه جویی در زمان و انرژی و سرعت بخشیدن به خریدهای ضروری و کوچک است.
با رشد سازمان ها و شرکت و ورود نرم افزارهای حسابداری و مالی به این شرکت ها و سازمان ها، مراحل نسبتاً پیچیده ای برای هزینه کردها در نظر گرفته شد که نیاز به ورود اطلاعات و چرخش در سازمان و دریافت تاییدیه های مختلف دارد که این روند می تواند زمان بر باشد و برخی خرید های کوچک اما واجب را با تاخیر مواجه کند، در نظر گرفتن مبلغی به عنوان تنخواه ، راه حلی مناسب و محبوب است که در تمام سازمان ها اعم از دولتی و غیر دولتی مرسوم و معمول شده است.
اما برای شناخت انواع تنخواه گردان و اجرای صحیح آن بایستی قوانین و قواعد آن را بدانید، با ما در سامان محاسبان همراه شوید تا صفر تا صد تنخواه گردان را بررسی کنیم.
خوب است بدانید در مناطق دورافتاده و جاهایی که دسترسی به شعب بانکی دشوار است، می‌توان از تنخواه گردان برای پرداخت حقوق و مزایای پرسنل استفاده کرد.
همچنین به جز مواردی که برای تنخواه گردان در نظر گرفته شده، در مواقعی که نیاز به پرداخت هزینه‌های ناگهانی و فوری وجود دارد، تنخواه گردان می‌تواند به عنوان یک منبع نقدینگی در دسترس باشد.
آیا در نظر گرفتن تنخواه گردان معایبی دارد؟ تنخواه گردان در کنار مزایای فراوانی که دارد، معایبی نیز دارد که از جمله آنها می‌توان به احتمال سوء استفاده، نیاز به صرف وقت و هزینه برای مدیریت تنخواه گردان و ریسک گم شدن یا سرقت وجوه تنخواه اشاره کرد. درنظر داشته باشید که تنخواه گردان معمولاً برای پرداخت هزینه های جزئی و روزمره طراحی شده است و نمی توان از آن برای پرداخت هزینه های بزرگ و غیر معمول استفاده کرد.
از معایب دیگر تنخواه گردان این است که در برخی موارد، ممکن است اسناد و مدارک ارائه شده توسط تنخواه دار به اندازه کافی شفاف و گویا نباشند و این موضوع می تواند باعث ایجاد ابهام در مصرف وجوه تنخواه و حتی تاثیر بر موارد مالیاتی سازمان داشته باشد که شما باید روش های کاهش مالیات را بدانید.
همانطور که گفتیم، تنخواه گردان برای پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره سازمان‌ها و شرکت‌ها در نظر گرفته شده است:
موارد زیر جزو هزینه‌های قابل پرداخت از محل تنخواه گردان نیستند:
سازمان ها بسته به نیاز خود تنخواه گردانی را به اشکال مختلفی انجام می دهند :
تنخواه گردان ثابت
در این روش، مبلغ ثابتی به طور ماهیانه یا دوره‌ای به عنوان تنخواه به تنخواه دار تحویل داده می‌شود. تنخواه دار باید از این مبلغ برای پرداخت هزینه‌های مصوب در همان دوره استفاده کند و در پایان دوره نسبت به ارائه اسناد و مدارک مربوطه و تسویه حساب با واحد مالی اقدام نماید.
در این نوع تنخواه، تنخواه دار مراقب است و انگیزه دارد تا مبالغ مصرفی از مبلغ ثابت تنخواه فراتر نرود و بنابراین در تلاش است در هزینه ها تا حد ممکن صرفه جویی کند، البته به شرط آنکه مبلغ تنخواه به قدری بالا نباشد که چنین انگیزه ای را از بین ببرد. معمولا برنامه ریزی و اجرای تنخواه ثابت ، آسان است و بعد از چند ماه مبلغی که نیاز است به طور ثابت در نظر گرفته شود برای هر سازمان مشخص خواهد شد.
اما در مواقعی که نیاز به پرداخت‌های خارج از برنامه وجود دارد، این مبلغ ثابت باعث ایجاد محدودیت می شود و یا برعکس در صورتیکه هر ماه این مبلغ خرج نشود، مازاد آن در پایان دوره باید محاسبه گردد که می تواند دشواری های خاص خود را داشته باشد.
تنخواه گردان متغیر
در این روش، برخلاف تنخواه گردان ثابت، سقفی برای پرداخت ماهیانه یا دوره‌ای تعیین نمی‌شود. تنخواه دار مجاز است تا هر مبلغی را که برای پرداخت هزینه‌های مصوب لازم است، از واحد مالی دریافت کند و در پایان دوره نسبت به ارائه اسناد و مدارک مربوطه و تسویه حساب با واحد مالی اقدام نماید.
مزیت این نوع تنخواه، انعطاف‌پذیری بالا در پرداخت‌هاست و همچنین اگر پرداخت پیش بینی نشده ای در سازمان بوجود بیاید می توان از این محل آن را تامین کرد اما این آزادی عمل ممکن است سبب سوء استفاده بیشتر شود و نیاز به نظارت دقیق تری بر عملکرد تنخواه دار هم وجود خواهد داشت، همچنین انگیزه ای برای صرفه جویی و کنترل هزینه ها هم در تنخواه دار ایجاد نخواهد شد چون می تواند هرچقدر بخواهد خرج کند و سپس مدارک مثبته ارائه دهد.
تنخواه گردان نقدی و چکی
تنخواه گردان نقدی یکی از رایج‌ترین روش‌های تنخواه گردانی در حسابداری در گذشته بوده است که در آن، به جای استفاده از ابزارهای پرداخت الکترونیکی یا اموال، مبلغ ثابتی به صورت وجه نقد به تنخواه دار تحویل داده می‌شود. تنخواه دار موظف است از این مبلغ برای پرداخت هزینه‌های مصوب در همان دوره استفاده کند و در پایان دوره نسبت به ارائه اسناد و مدارک مربوطه (مانند فاکتور و رسید) و تسویه حساب با واحد مالی اقدام نماید.
در تنخواه گردان چک هم، به جای وجه نقد، تعدادی چک به تنخواه دار تحویل داده می‌شود. تنخواه دار مجاز است با استفاده از این چک‌ها برای پرداخت هزینه‌های مصوب اقدام کند و در موعد مقرر نسبت به ارائه اسناد و مدارک مربوطه و تسویه حساب چک‌ها به واحد مالی اقدام نماید.
تنخواه گردان اموال
اگر شرکتی به هر دلیلی کالاهایی را بطور منظم و مداوم بین کارکنانش توزیع می کند، این کالاها می توانند یک تنخواه دار داشته باشند، بنابراین به تنخواه دار اموال و کالاهای مشخصی با ارزش معین تحویل داده می‌شود. تنخواه دار موظف است از این اموال برای انجام امور محوله مطابق با دستورالعمل‌ها و ضوابط تعیین شده استفاده کند و در مهلت مقرر نسبت به ارائه گزارش عملکرد و استرداد اموال به واحد مربوطه اقدام نماید. این نوع تنخواه نیاز به سیستم انبارداری و کنترل موجودی هم خواهد داشت.
تنخواه گردان ترکیبی
اگر برخی از شیوه های تنخواه گردان که پیش تر گفته شد را با هم ترکیب کنیم تا نیاز سازمان برآورده شود به آن تنخواه گردان ترکیبی می گوییم. مثلا ممکن است هم چک به تنخواه دار داده شود و هم وی بتواند بصورت متغیر و بدون سقف هم تنخواه داشته باشد.
قابلیت انطباق با نیازها و شرایط خاص هر سازمان حسن این شیوه است و پیچیدگی در اجرا و نظارت را هم می توان به عنوان عیب این روش نام برد.
توجه داشته باشید که انتخاب هر روش در هر سازمان می تواند بستگی کامل به نوع فعالیت، حجم و تنوع تراکنش‌ها، زیرساخت‌های بانکی و حسابداری، فرهنگ سازمانی و... داشته باشد و این مدیران سازمان و مدیران ارشد مالی هستند که روش ها و مبالغ را تعیین می کنند.
انتخاب تنخواه دار امین، مسئولیت‌پذیر و با سابقه کاری مناسب می تواند چالش برانگیز باشد؛ مهم ترین ویژگی برای یک تنخواه دار، صداقت و امانتداری اوست. این فرد باید به طور کامل به سازمان و قوانین آن متعهد باشد و در حفظ و نگهداری وجوه، نهایت دقت را به کار ببندد. بنابراین، سابقه کاری و تعهدات اخلاقی فرد باید به طور کامل بررسی شود.
از مهمترین معیارهای انتخاب ِتنخواه دار، دقیق و منظم بودن وی است چراکه باید بتواند اسناد و مدارک مربوط به هزینه ها را به طور دقیق ثبت و نگهداری کند و در موعد مقرر به بخش حسابداری تحویل دهد. همچنین باید نظم لازم را در پرداخت ها و تسویه حساب ها داشته باشد. تنخواه دار همچنین باید بتواند با انجام محاسبات پایه ، مبالغ پرداختی، باقی مانده موجودی و سایر حساب و کتاب ها را به درستی انجام دهد.
شخصی که به عنوان تنخواه دار انتخاب می کنید باید با قوانین و مقررات مربوط به تنخواه گردانی آشنایی داشته باشد و یا آموزش های کاملی در این زمینه دریافت کند، در برخی سازمان ها که از نرم افزارهای حسابداری خاصی برای این امور استفاده می کنند، اموزش همان بخشی که تنخواه دار با آن سر و کار دارد به این فرد الزامی است.
فردی با روابط عمومی خوب برای تنخواه دار انتخاب کنید تا بتواند به طور مؤثر با شما و سایر افراد ارتباط برقرار کند. حتما بررسی کنید که سابقه کار مرتبط در زمینه تنخواه گردانی یا امور مالی در رزومه تنخواه دار وجود داشته باشد. این امر نشان می دهد که فرد با وظایف و مسئولیت های این شغل آشنا است و می تواند به طور موثری از عهده آن برآید.
در برخی از سازمان ها، از تنخواه دار ضمانت برای جبران خسارات احتمالی اخذ می شود، شاید بد نباشد که شما هم همین کار را انجام دهید.
خوب است بدانید، حساب تنخواه گردان در دسته حساب‌های معین در ترازنامه شرکت قرار می‌گیرد. حساب‌های معین، گروهی از حساب‌ها هستند که جزئیات بیشتری از فعالیت‌های مالی یک سازمان را ارائه می‌دهند.
برای افتتاح این حساب، ابتدا باید فردی به عنوان تنخواه دار به تأیید مسئولان سازمان برسد ، سپس مبلغ تنخواه توسط هیئت مدیره تعیین و به تنخواه دار پرداخت می‌شود، تنخواه دار موظف است برای هر پرداختی که از محل تنخواه انجام می‌دهد، رسید پرداخت معتبر ارائه دهد و فاکتور یا قبض معتبر برای هر پرداخت داشته باشد ، پس از بررسی و تایید امور مالی هم اسناد بایگانی می شوند.
پس تفاوت حساب تنخواه گردان با حساب صندوق چیست؟
ماهیت هر دو حساب برای نگهداری و مدیریت وجوه است، اما تراکنش‌های مربوط به صندوق باید به صورت روزانه ثبت شوند، در حالی که تراکنش‌های مربوط به تنخواه در پایان دوره‌های مشخصی (مانند ماهانه) ثبت می‌شوند، ضمناً برای صندوق معمولاً سقف پرداختی مشخصی تعریف نمی‌شود اما برای تنخواه حداکثر مبلغی که می‌توان از آن برداشت کرد، تعیین می‌شود.
تفاوت دیگر در نحوه برداشت است؛ برداشت از صندوق معمولاً نیاز به تأیید مدیران ارشد دارد اما برداشت از تنخواه کاملاً در اختیار تنخواه دار است. حساب تنخواه مستقیماً در اختیار تنخواه دار است، در حالی که حساب صندوق با نظارت مسئولان و مدیران در اختیار مسئول خرید قرار می‌گیرد.
و تفاوت آخر اینکه تنخواه فقط برای هزینه‌های جزئی و روزمره قابل پرداخت است، در حالی که از صندوق می‌توان برای پرداخت‌های متنوع‌تر استفاده کرد.
دریافت تنخواه گردان، فرآیندی است که طی آن، کارکنان یا واحدهای مختلف در یک سازمان، وجوه تنخواه یا ابزار و اموال لازم را برای انجام هزینه‌های جزئی و روزمره، از واحد مالی دریافت می‌کنند. این فرآیند باید با نظم و دقت کافی انجام شود تا از بروز هرگونه مشکل یا سوء استفاده جلوگیری شود.
اولین قدم برای دریافت تنخواه، ارائه درخواست کتبی و رسمی به واحد مالی است که یا در قالب فرم های کاغذی تعریف شده و یا در نرم افزارهای حسابداری سازمانی ثبت و ارائه می شود. در این درخواست باید مبلغ مورد نیاز، تاریخ دریافت و احتمالا هزینه های پیش رو درج شود. این مرحله توسط تنخواه دار انجام می گیرد.
در قدم بعدی، واحد مالی موظف است درخواست تنخواه دار را به دقت بررسی و تأیید کند. امور مالی بررسی می کند تا بداند که آیا تناسب منطقی بین مبالغ درخواستی تنخواه دار با هزینه های اعلام شده وجود دارد یا خیر، البته در صورت وجود تنخواه گردان ثابت، این بررسی ها قبلا انجام شده و ماهیانه بصورت ثابت، حساب تنخواه شارژ می گردد.
پس از تأیید نهایی واحد مالی، مبلغ تنخواه به تنخواه دار پرداخت می گردد.
تنخواه دار در طی مدت زمان مشخص، مثلا یک ماه، تمام هزینه های مورد توافق را از محل تنخواه پرداخت کرده و رسید ها و فاکتور ها را نگهداری کرده و در پایان دوره ارائه می دهد. این اسناد و مدارک باید شامل فاکتور، رسید، صورتحساب و سایر مستنداتی باشد که نشان‌دهنده مصرف صحیح تنخواه مطابق با درخواست اولیه است.
واحد مالی دوباره وارد عمل شده و این اسناد و مدارک را به دقت بررسی و در صورت وجود هرگونه مغایرت یا نقص، مراتب را به تنخواه دار جهت اصلاح و رفع ایرادات، اعلام می کند. تسویه حساب نهایی انجام می‌شود و مانده تنخواه (در صورت وجود) به واحد مالی برگردانده می‌شود و یا در صورت مازاد بودن هزینه‌ها، مابه‌التفاوت به تنخواه دار پرداخت می‌شود.
یک تنخواه دار، تنخواه گردان را چگونه بصورت اصولی خرج می کند؟
نحوه خرج کردن تنخواه، از اهمیت بالایی برخوردار است چرا که این امر به طور مستقیم بر کنترل هزینه‌ها، صحت عملکرد تنخواه دار و سلامت فرآیند تنخواه گردانی در سازمان اثر می‌گذارد. تنخواه دار باید قبل از انجام هرگونه پرداختی، نسبت به برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی هزینه‌ها اقدام کند. در این راستا، باید لیستی از هزینه‌های مصوب در دوره را تهیه و بر اساس اهمیت و ضرورت آنها، اولویت‌بندی کرد.
اسناد و مدارکی که گواه مصرف صحیح تنخواه مطابق با مصوبات و برنامه‌ریزی اولیه خواهند بود باید به درستی نگهداری شود. درج اطلاعات دقیق مانند تاریخ، مبلغ، شرح هزینه و نام و امضای طرف مقابل در اسناد و مدارک ضروری است.
تنخواه دار باید در مصرف وجوه تنخواه، صرفه‌جویی کند و از هرگونه هزینه غیرضروری یا اسراف خودداری نمای. و در تمام مراحل خرج کردن تنخواه، قوانین و مقررات مربوط به تنخواه گردانی را به طور کامل رعایت کند ؛ این قوانین و مقررات، توسط واحد مالی اعلام می شود و باید به دقت مورد توجه قرار گیرد ، عدم رعایت قوانین و مقررات می‌تواند منجر به بروز مشکلاتی مانند عدم تأیید اسناد و مدارک، تأخیر در تسویه حساب و یا حتی برخوردهای قانونی شود.
تنخواه دار باید توجیه شود که وجوه تنخواه، امانتی در دست وی است و باید در حفظ و مصرف آن نهایت دقت و امانتداری را به کار برد.
واحد مالی هم موظف است بر نحوه خرج کردن تنخواه توسط تنخواه دار، نظارت و کنترل کافی داشته باشند. شناسایی و رفع هرگونه انحراف یا سوء استفاده در فرآیند خرج کردن تنخواه ، وظیفه واحد مالی است. اسناد و مدارک جمع‌آوری شده باید با مصوبات و برنامه‌ریزی اولیه برای هزینه‌ها تطبیق داده شود یعنی باید بررسی شود که آیا هزینه‌های انجام شده با مصوبات و برنامه‌ریزی اولیه همخوانی دارد یا خیر.
پس از اتمام فرآیند تسویه حساب، اسناد و مدارک مربوطه باید به طور منظم و دقیق در واحد مالی ثبت و بایگانی شود؛ بایگانی اصولی اسناد، امکان دسترسی به آنها در صورت نیاز به بررسی یا ممیزی در آینده را فراهم خواهد کرد.
برای اطمینان از صحت، نظم و انضباط در فرآیند تنخواه گردانی، قوانین و مقررات متعددی توسط مراجع ذیصلاح در نظر گرفته شده است. این قوانین و مقررات، چارچوبی را برای نحوه دریافت، استفاده و تسویه حساب تنخواه گردان ترسیم می‌کنند.
ضررهای مالی، خدشه‌دار شدن اعتبار و ایجاد بی‌نظمی در فرآیندهای پرداخت از عواقب عدم نظارت بر امر تنخواه گردانی است اما برای پیشگیری از چنین رخداد هایی چکار کنیم؟
