صورتحساب الکترونیکی سامانه مودیان چیست؟

صورتحساب الکترونیک سامانه مودیان صورت حسابی است که به صورت سیستمی و الکترونیکی برای سامانه مودیان ارسال میشود و کلیه اشخاص حقوقی و کلیه صاحبان مشاغل بر اساس قانون پایانه‌های فروشگاهی و قانون تسهیل موظف هستند در سامانه عضو شده و صورتحساب الکترونیکی برای فروش‌های کالا و خدمات خود را ارسال کنند و این صورتحساب دارای ویژگی شماره منحصر به فرد مالیاتی میباشد.

در این مقاله از شرکت حسابداری سامان محاسبان که توسط تیم کارشناسان حسابداری این مجموعه نوشته شده، مهمترین مقررات صورت حساب الکترونیکی را بررسی خواهیم کرد.

انواع صورتحساب الکترونیک سامانه مودیان

از نظر ماهیت سه نوع صورتحساب داریم: صورتحساب نوع اول ، صورت حساب نوع دوم و صورت حساب الکترونیکی نوع سوم

صورتحساب نوع اول: صورت حسابی است که کلیه اطلاعات مربوط به خریدار و فروشنده و کالا و خدماتی که مورد معامله قرار گرفته داخل آن درج می شود. به عبارتی همان فاکتورهای رسمی که در گذشته داشتیم الان به صورت حساب الکترونیکی نوع اول تبدیل شده است.

صورتحساب نوع اول کاملترین نوع صورتحساب میباشد و در آن امکان خرید و فروش بصورت نقد و نسیه را داریم و در صورتی که خریدار عضو سامانه مودیان و دارای کارپوشه مودیان مالیاتی باشد ، صورتحساب الکترونیکی صادر شده توسط فروشنده بصورت خودکار به کارپوشه خریدار میرود و به عنوان اعتبار مالیاتی برای شخص لحاظ میشود.

مودیان مالیاتی باید براساس معاملات و فعالیت های مختلف خود و متناسب با نوع کسب و کارشان از هفت الگو که برای این صورتحساب در نظر گرفته شده استفاده نمایند که در ادامه مقاله به این الگو ها میپردازیم.

نکته مهمی که راجع به صورتحساب الکترونیکی نوع اول باید مد نظر داشته باشیم این است که صورت حساب نوع اول تنها صورتحسابی است که میزان و مبلغ خریدآن و همچنین اعتبار مالیات بر ارزش افزوده‌اش قابل قبول است ، یعنی اگر شما فعال اقتصادی هستید و یا شرکت و کسب و کاری دارید، باید حتما برای خریدهای خودتان از جمله مواد اولیه ، هزینه ، کالا ،دارایی و… صورتحساب نوع اول از فروشنده بگیرید، زیرا در صورت حساب الکترونیکی نوع دوم و سوم مبلغ خرید و اعتبار ارزش افزوده‌ آن مورد قبول نخواهد بود.

صورتحساب الکترونیکی نوع دوم: صورتحسابی است که تفاوت آن با صورتحساب نوع اول این است که در صورت حساب الکترونیکی نوع دوم ، دیگر اطلاعات خریدار درج نمی‌شود و فقط اطلاعات فروشنده و اطلاعات کالا و خدماتی که مورد معامله قرار گرفته در این صورت حساب درج میشود و فقط امکان فروش بصورت نقدی داریم و اعتبار مالیاتی برای آن در نظر گرفته نخواهد شد.

صورتحساب الکترونیکی نوع سوم: همان رسید دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت الکترونیکی است که ما از آن به عنوان سوم نام می‌بریم و اطلاعات فروشنده و اطلاعات خریدار را ندارد و فقط اطلاعات کالا و خدمات، تاریخ ، مبلغ ، شماره پایانه ، شماره سوئیچ و اطلاعاتی از این قبیل که داخل آن ثبت میشود را شامل میشود و اعتبار مالیاتی برای آن لحاظ نمیشود.

الگوهای صورتحساب نوع اول

صورتساب نوع اول ۷ نوع الگو دارد، یعنی هفت نوع فرمت دارد و به زبان ساده تر برای صادرات ،پیمانکاری ،بلیط هواپیما ، فروش ارز(مختص صرافی ها) ، قبوض خدماتی و طلا،جواهر وپلاتین(مختص فروشنگان طلا) در حال حاضرهفت نوع الگو داریم.

الگوهای صورتحساب نوع دوم

صورتحساب نوع دوم دو نوع الگو دارد، الگوی اول برای فروش داخلی والگوی دوم مربوط به طلا فروش‌ها میباشد .

روشهای ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان

درحال حاضر ۴ روش برای ارسال صورتحساب به سامانه وجود دارد ؛
نکته مهم این است که قابلیت بارگذاری آنلاین اطلاعات در سامانه مودیان وجود ندارد ، یعنی نحوه ارسال آن مانند سامانه گزارش فصلی نیست که وارد سامانه شده و اطلاعات را وارد کرده و در نهایت صورت صادرشود ، بلکه صورتحساب باید از طریق ابزارهایی از راه فضای (ای پی آی) برای سامانه ارسال بشود و در حال حاضر روش های ذیل برای ارسال صورتحساب وجود دارند :

ارسال صورتحساب الکترونیک از طریق نرم‌افزار حسابداری:

هر نرم‌افزار حسابداری که در اختیار دارید باید به سامانه وصل باشد تا زمانی که در نرم افزار فاکتور را صادرمیکنید، نرم افزار بصورت اتوماتیک فاکتور را برای سامانه ارسال نماید .

ارسال صورتحساب الکترونیک از طریق نرم‌افزارهای واسط:

هرچند در قانون اسمی از نرم افزار های واسط برده نشده است ، اما در بازار کار بین حسابدارها و شرکت‌ها و کارفرماها بسیار متداول شده است و تعدادی از برنامه نویسان و حسابدارها تعدادی نرم‌افزار واسط را که فقط قابلیت ارسال صورتحساب دارند را نوشتند ، یعنی درواقع نرم‌افزار حسابداری نیست و فقط صورتحساب‌های شما را برای سامانه ارسال می‌کند.

ارسال صورتحساب از طریق شرکت‌های معتمد ارائه کننده خدمات مالیاتی:

در این روش ما سه نوع شرکت معتمد داریم ، شرکت معتمد نوع اول / شرکت معتمد نوع دوم / شرکت معتمد نوع سوم و نکته اصلی این است که فقط شرکت‌های معتمد نوع اول می‌توانند صورتحساب الکترونیکی برای سامانه ارسال کنند.

ارسال صورتحساب از طریق سامانه‌های دولتی :

در این روش صورتحساب ها را میتوان مثلا از طریق سامانه جامع تجارت ارسال کرد اما در حال حاضر با توجه به نبود زیرساخت‌های لازم ، فعلاً استفاده از این روش براساس تحقیقات انجام شده توصیه نمیشود و بهتر است 3 روش قبل را برای ارسال صورتحساب در الویت قراردهید .

مهلت ارسال صورتحساب الکترونیکی

مهلت ارسال صورتحساب 7 روز از تاریخ صدور صورت حساب میباشد.
یعنی اگر شما امروز درسیستم حسابداری و دفاترخود یک صورت حساب فروش صادرکنید ، ۷ روز از امروز مهلت دارید تا این صورت حساب را برای سامانه مودیان ارسال نمایید.

هرچند در واقع گاهی اوقات سامانه قابلیت ارسال صورتحساب تا ۳۰ روز را هم دارد و گاهاً پیش آمده که کلا محدودیت زمانی هم برداشته شده است ، اما طبق دستورالعمل فرصت صدور صورت حساب الکترونیکی7روز از تاریخ صدور میباشد .

انواع صورتحساب الکترونیکی سامانه مودیان از نظر موضوع :

صورتحساب اصلی

اولین صورتحسابی که برای هر معامله صادر میشود را صورتحساب اصلی میگویند. بطور مثال من امروز یک محصولی را به شما می‌فروشم ،اولین صورت حسابی که برای آن صادر می‌کنم صورتحساب اصلی میشود.

صورتحساب اصلاحی

اگر قرار باشد یک سری اطلاعات فرعی صورت حساب اصلاح شود ، باید صورتحساب اصلاحی صادر نمایید بطور مثال نشانی خریدار مانند کد پستی خریدار و مواردی از این دست در صورت لزوم اصلاح میگردد.

صورتحساب ابطالی

اگر قرار باشد اطلاعات اصلی صورتحساب مانند شناسه کالا و خدمات و یا شناسه خریدار تغییر کند ، صورتحساب ابطالی صادر میشود.

صورتحساب برگشت از فروش الکترونیکی

اگر تمام و یا بخشی از محصولی که فروختیم برگشت خورد ، صورتحساب برگشت از فروش صادر میکنیم. زمانی که صورت حساب اصلی را صادر می‌کنیم ، سامانه مودیان یک شناسه ۲۲ کاراکتری برای ما صادر میکند که این شناسه 22کاراکتری را باید در زمان صدور صورت حساب اصلاحی، ابطالی و یا برگشت از فروش رو معرفی کنیم تا بگیوییم این اصلاح ، ابطال یا برگشت از فروشی که انجام میدهیم مربوط به کدام صورتحساب اصلی میباشد .

چه کسانی مشمول ارسال صورتحساب الکترونیکی هستند؟

 در سامانه مودیان فقط فروشنده موظف است که صورت ثابت الکترونیکی بفرستد و خریدار تکلیفی در خصوص ارسال صورت خرید خود ندارد .
 فروشنده صورتحساب را ارسال می‌کند و خریدار موظف است تا ۳۰ روز از تاریخی که صورتحسابش در کارپوشه مودیان مالیاتی نشسته است، نسبت به آن صورت حساب واکنش نشان دهد. بدین معنی که یا باید صورتحساب رو تایید کند و یا عدم تایید نماید ولی نمیتواند صورت حسابی را صادر بکند و اصلاً تکلیفی در این خصوص ندارد.

نکته: در سامانه امکان ارسال صورتحساب بصورت تجمیعی نیست و باید برای کلیه معاملات یک صورتحساب صادر شود و فرقی هم نمیکند مبلغ آن چقدر باشد . بطور مثال این مبلغ میتواند هزار تومان و یا هر مبلغی بالاتر از این عدد باشد.

صورتحساب غیر الکترونیکی(کاغذی):

در صورتی که به دلایل مختلف نظیر قطعی اینترنت و یا اختالات دیگر، امکان صدور صورتحساب الکترونیکی وجود نداشت باید از صورتحساب غیر الکترونیکی یا کاغذی استفاده کرد و صورتحساب کاغذی دو نوع دارد که به شرح زیر میباشد:

صورتحساب اشخاص : صورتحسابی است که فقط درخصوص معاملات بصورت نقد مورد استفاده میباشد.

صورتحساب شمس : این صورتحساب ، صورتحساب رسمی سامانه مودیان در شرایط خاص مثل برروز حادثه (مثل سیل و زلزله و…) و نقص فنی که امکان صدور صورتحساب الکترونیکی را ندارند میباشد و ما آنرا بصورت کاغذی صادر میکنیم که قبلا از سازمان شماره منحصر به فرد داخل این صورتحساب ها درج شده است . در واقع فرم سه نسخه ای میباشد که دارای شناسه یکتای مالیاتیست و مودیان از این فرمها در شرایطی که به سامانه مودیان دسترسی نداشته باشند برای فروش کالا و یا ارائه خدمت استفاده می کنند و بعدا که به سامانه مودیان دسترسی پیدا کردند باید اطلاعات صورتحساب شمس را به سامانه انتقال دهند.