یک فاکتور رسمی فاکتوری است که برای ارائه به اداره مالیات و همچنین برای اثبات انجام معامله و پرداخت مالیات‌های مربوطه دارای اطلاعات کافی است و می تواند بصورت رسمی برای محاسبه مالیات بر ارزش افزوده مورد استفاده قرار گیرد.
فاکتور رسمی سندی است که جزئیات یک معامله را به طور شفاف و دقیق ثبت می‌کند و به عنوان مدرکی برای اثبات انجام معامله و پرداخت مالیات‌های مربوطه به اداره مالیات ارائه می‌شود. این سند برای هر دو طرف معامله، یعنی فروشنده و خریدار، حائز اهمیت است و می‌تواند در صورت بروز اختلاف در آینده، به عنوان مدرک مورد استناد قرار گیرد. فاکتور رسمی در واقع می تواند کاغذی، انلاین و یا تحت نرم افزارهای حسابداری تهیه و ارائه شود اما باید مورد تایید اداره مالیات باشد.
ارائه فاکتورهای دقیق و کامل، مهر تأییدی بر صحت معاملات شما خواهد بود و از اتلاف سرمایه و زمان شما در دعاوی حقوقی جلوگیری خواهد کرد.
اینکه فاکتور رسمی چیست و چه ویژگی هایی دارد را در این نوشتار از سامان محاسبان بررسی می کنیم، با ما همراه باشید.
چرا ارائه فاکتور رسمی به اداره مالیات، ضروری است؟ ارائه فاکتور رسمی به اداره مالیات از الزامات قانونی برای تمامی فعالان اقتصادی و صاحبان مشاغل است. این سند در حکم مدرکی معتبر، نقشی بسیار مهم در نظام مالیاتی کشور ایفا می‌کند و وضوح و صحت معاملات را تضمین می‌نماید. در واقع فاکتور رسمی دارای اطلاعاتی بسیار مهم و ضروری است که مبنای محاسبه دقیق مالیات های قایبل پرداخت به دولت خواهد بود، اطلاعاتی مانند قیمت کالا، میزان مالیات بر ارزش افزوده و سایر اجزاء مهم هر معامله فروش کالا و یا حتی خدمات.
از سوی دیگر ارائه فاکتور رسمی به اداره مالیات سبب می شود که فروشندگان از ارائه فاکتور های صوری به خریدار خود داری کرده و درآمد خود را پنهان نکنند و بنابراین باعث کاهش مالیات آنها خواهد بود و فعالان اقتصادی به تناسب فعالیت و درآمد خود، سهم خود را از مالیات‌ها به دولت پرداخت می‌کنند که این موضوع سبب آبادانی کشور خواهد بود.
همچنین در صورت بروز هر گونه اختلاف با مراجع قانونی بر سر مالیات، می توان از فاکتورهای رسمی برای ارائه و دفاع استفاده کرد و حقوق ذینفعان ضایع نشود. ماموران اداره مالیات هم می توانند با دسترسی به فاکتورهای رسمی ، مالیات دقیق تری را برای مودیان تعیین نمایند.
عواقب عدم ارائه فاکتور رسمی چیست؟ عدم ارائه فاکتور رسمی به خریدار و به اداره مالیات علاوه بر اینکه جریمه های سنگین مالیاتی به همراه دارد، باعث پلمپ دفاتر قانونی و حتی بسته شدن محل کسب خواهد شد، در مواردی، تعقیب کیفری و مجازات‌های قانونی سنگین از دیگر عواقب ارائه فاکتور رسمی است!
ویژگی‌های ضروری فاکتور رسمی برای ارائه به اداره مالیات
یک فاکتور رسمی باید دارای برخی ویژگی های مهم باشد تا اداره مالیات آن را به رسمیت بشناسد:
اطلاعات کامل طرفین معامله : هم برای اشخاص حقیقی و هم اشخاص حقوقی ، فاکتور رسمی باید حاوی اطلاعات کامل طرفین معامله باشد، نام و نام خانوادگی برای اشخاص حقیقی ، نام شرکت یا نام فروشگاه برای اشخاص حقوقی ، کد ملی یا کد اقتصادی ، آدرس دقیق پستی و شماره تلفن
اطلاعات مربوط به کالا یا خدمات : در یک فاکتور رسمی شرح دقیق کالا یا خدمات ارائه شده را باید ذکر کرد، واحد شمارش (کیلوگرم، متر، عدد و …) ، تعداد یا حجم، قیمت واحد، قیمت کل
مالیات بر ارزش افزوده (VAT) : از آنجا که هدف اصلی ارائه فاکتور رسمی محاسبه مالیات بر ارزش افزوده است، درصـد مالیات بر ارزش افزوده و مبلغ مالیات بر ارزش افزوده را باید در فاکتور رسمی قید کرد.
اطلاعات ضروری برای شناسایی یک فاکتور رسمی
شماره سریال فاکتور: شماره سریال در واقع هویت یک فاکتور رسمی است، این عدد باید با رنگ قرمز با چپ ملخی یا افست که کمی برجسته باشد بر روی کاغذ چاپ شود، گاهی همین نوع چاپ، تعیین کننده تلقبی و یا اصل بودن یک فاکتور است، اعداد درج شده به عنوان شماره سریال باید کاملا خوانا باشد و هیچ گونه خط خوردگی و خدشه ای به آن وارد نشده باشد.
نکته : در صورتحساب الکترونیکی که در همین مقاله آن را معرفی می کنیم، شماره سریال بصورت خودکار برای هر فاکتور توسط سامانه ارائه می شود که کاملا یکتا بوده و در حافظه مالیاتی مودی هم درج می شود.
اطلاعات دقیق طرفین معامله : در یک فاکتور رسمی کد اقتصادی، شناسه ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی و شماره تلفن، هویت خریدار و فروشنده را به طور شفاف درج می‌کنند.
تخفیفات، مالیات و عوارض: همانطور که گفتیم ابتدا، هویت کالای فروخته شده یا خدماتی که ارائه شده است، به طور کامل و با جزئیات در فاکتور قید می‌شود. تعداد، واحد شمارش، قیمت واحد و قیمت کل، تصویری دقیق از ماهیت معامله را به نمایش می‌گذارند.
اگر تخفیفی اعمال شده باشد، به طور واضح در فاکتور درج می‌شود. این تخفیف می‌تواند به صورت درصدی یا مبلغی مشخص باشد. حالا که قیمت نهایی با در نظر گرفتن تخفیف مشخص شده است، نوبت به محاسبه مالیات بر ارزش افزوده و سایر مالیات‌های مربوطه می‌رسد. نرخ مالیات، مبلغ مالیات و نحوه محاسبه آن به طور شفاف در فاکتور قید می‌شود.
نکته مهم : توجه داشته باشید که تخفیف باید قبل از محاسبه مالیات و عوارض اعمال شود. برخی به اشتباه، ابتدا مالیات و عوارض را محاسبه می‌کنند و سپس تخفیف را اعمال می‌کنند که این امر نادرست است.
امضاء و مهر: در نهایت، امضاء و مهر اصالت و اعتبار فاکتور رسمی را تضمین می‌کند.
موارد استفاده از فاکتور رسمی چیست؟
- خرید و فروش کالا و خدمات بین اشخاص حقوقی (شرکت‌ها)
- خرید و فروش کالا توسط اشخاص حقوقی به اشخاص حقیقی (مصرف‌کنندگان)
- ارائه خدمات توسط اشخاص حقوقی به اشخاص حقیقی
- معاملات صادرات و واردات
- عملیات انبارگردانی
- ضایعات کالا
- سایر رویدادهای مالیاتی مانند دریافت و پرداخت پیش‌پرداخت
چه کسانی موظف به صدور فاکتور رسمی هستند؟ کلیه اشخاص حقوقی (شرکت‌ها) و اشخاص حقیقی که در چارچوب قانون نظام صنفی فعالیت می‌کنند، موظف به صدور فاکتور رسمی برای کلیه معاملات خود هستند.
صورت حساب الکترونیکی چیست؟
فاکتورها می‌توانند به صورت کاغذی یا الکترونیکی صادر شوند. از سال 1401، صدور صورتحساب الکترونیکی به جای فاکتور کاغذی برای کلیه مؤدیان مالیاتی اجباری شده است، این صورت حساب الکترونیکی از طریق سامانه مودیان در دسترس است و حتما باید ظرف مدت هفت روز از انجام معامله تکمیل شود وگرنه 10% فروش های انجام شده، مبلغ جریمه فروشنده خواهد بود.
برای صدور صورت حساب الکترونیکی، نیاز به ثبت نام در سامانه مؤدیان سازمان امور مالیاتی و دریافت گواهی‌نامه الکترونیکی است. نرم افزارهای متعددی برای صدور صورت حساب الکترونیکی در بازار موجود هستند که مؤدیان مالیاتی می‌توانند از آنها استفاده کنند.
صورت حساب الکترونیکی مانند فاکتور رسمی دارای شماره ای یکتا است و اطلاعاتی که در آن درج می شود در حافظه مالیاتی فروشنده ذخیره می گردد، شاید بخواهید بدانید که تفاوت فاکتور رسمی و صورت حساب الکترونیکی در چیست؟
اولین تفاوت فاکتور رسمی و صورت حساب الکترونیکی مودیان، مربوط به شماره سریال است، شماره سریال در فاکتور رسمی توسط فروشنده تولید و ثبت می شود اما شماره سریال صورت حساب الکترونیکی، شماره ای منحصر به فرد و یکتا است که سامانه آن را به هر برگ صورت حساب اختصاص می دهد.
تفاوت دیگر این است که فاکتور رسمی بین فروشنده و خریدار تبادل می شد و سپس به ارائه مالیات ارائه می شد اما اکنون صورت حساب الکترونیکی از همان ابتدا در حافظه مالیاتی درج می شود.
انواع صورت حساب الکترونیکی
گفتیم که در نظام نوین مالیاتی ایران، صورت حساب الکترونیکی جایگزین فاکتورهای کاغذی سنتی شده و به عنوان سندی معتبر برای ثبت و ارائه اطلاعات معاملات مورد استفاده قرار می‌گیرد.
سازمان امور مالیاتی جهت ساماندهی و تنوع بخشی به فرآیند صدور صورت حساب الکترونیکی، انواع مختلفی از آن را تعریف و ابلاغ نموده است که هر کدام کاربرد و ویژگی‌های خاص خود را دارند.
- بر اساس نوع عملکرد
صورت حساب الکترونیکی نوع اول: این نوع صورت حساب الکترونیکی بیشتر برای معاملاتی که طرفین آنها اشخاص حقوقی هستند، مانند خرید و فروش کالا بین شرکت‌ها، ارائه خدمات توسط یک شرکت به شرکت دیگر و … صادر می‌شود. در این نوع صورت حساب، اطلاعات هویتی کامل خریدار و فروشنده درج می‌شود.
صورت حساب الکترونیکی نوع دوم: این توع صورت حساب الکترونیکی بیشتر برای معاملاتی که یکی از طرفین آنها شخص حقیقی (غیر حقوقی) است، مانند فروش کالا به مصرف کننده نهایی، ارائه خدمات به اشخاص حقیقی و … صادر می‌شود. در این نوع صورت حساب، اطلاعات هویتی کامل فروشنده و مشخصات کلی خریدار (مانند نام، کد ملی و …) درج می‌شود.
صورت حساب الکترونیکی نوع سوم: در این نوع صورت حساب، کمترین اطلاعات ممکن درج می شود، نمونه این صورت حساب همان رسید هایی است که از دستگاه های کارت خوان به شما داده می شود که فقط نام فروشنده و مبلغ در آن درج شده است ، همچنین این صورت حساب برای رویدادهایی مانند انبارگردانی، ضایعات و … صادر می‌شود. در این نوع صورت حساب، نیازی به درج اطلاعات کامل طرف مقابل معامله نیست.
- دسته بندی دیگری که می توان برای صورت حساب های الکترونیکی در نظر گرفت بر اساس نحوه صدور است :
صورت حساب الکترونیکی آنلاین که به صورت مستقیم و آنلاین از طریق سامانه‌های سازمان امور مالیاتی صادر می‌شود.
صورت حساب الکترونیکی آفلاین که با استفاده از نرم افزارهای جانبی و بدون نیاز به اتصال به اینترنت صادر می‌شود و در زمان‌های بعدی به سامانه‌های سازمان امور مالیاتی ارسال می‌شود.
- نوع فرآیند نیز می تواند دسته بندی دیگری را برای صورت حساب ها تعیین کند که شامل:
- صورت حساب الکترونیکی عادی: برای معاملات عادی و روزمره صادر می‌شود.
- صورت حساب الکترونیکی اصلاحی: برای اصلاح یا تکمیل اطلاعات در صورت حساب‌های الکترونیکی قبلی صادر می‌شود.
- صورت حساب الکترونیکی ابطالی: برای لغو یا ابطال یک صورت حساب الکترونیکی قبلی صادر می‌شود.
- براساس نوع ابلاغ:
- صورت حساب الکترونیکی ابلاغی: پس از صدور، به صورت الکترونیکی برای خریدار ارسال می‌شود.
- صورت حساب الکترونیکی غیر ابلاغی: نیازی به ارسال الکترونیکی برای خریدار ندارد و صرفاً در سامانه‌های سازمان امور مالیاتی ثبت می‌شود.
مزایای ارائه فاکتور رسمی برای صاحبان مشاغل
- اولین مزیت ارائه فاکتور رسمی، احراز حقوق مالیاتی و جلوگیری از جریمه‌های ناخواسته است. در واقع شما وقتی فاکتور دقیق و معتبر صادر می کنید به سازمان امور مالیاتی نشان می‌دهید که به تعهدات خود عمل می‌کنید و قصد فرار مالیاتی و کتمان حقایق را ندارید با این کار خودتان هم از جریمه‌های مالیاتی در امان می مانید.
- مزیت دیگر ارائه فاکتور رسمی، خوش حسابی و خوش نامی شماست، مشتریان با دریافت فاکتوری معتبر، دید بهتری نسبت به شما و فعالیتتان دارند و شما را به چشم یک حرفه ای نگاه می کنند که قانون مدار است. این امر، اعتماد و اطمینان مشتریان را نسبت به کسب و کار شما افزایش می‌دهد و آنها را به مشتریان وفادار تبدیل می‌کند ؛ علاوه بر این، فاکتورهای رسمی می‌توانند به عنوان ابزاری برای بازاریابی و تبلیغات نیز مورد استفاده قرار گیرند و نام و برند شما را در ذهن مشتریان ماندگار کنند.
از سوی دیگر در صورت بروز هرگونه اختلاف یا دعاوی حقوقی بین شما و مشتریان یا طرفین معامله، فاکتور رسمی به عنوان سندی معتبر و گویا، می‌تواند حقانیت شما را اثبات کند و از بروز ضرر و زیان‌های مالی جلوگیری نماید.
- از مزایای دیگر ارائه فاکتور رسمی تسهیل فرایندهای اداری است، در بسیاری از فرآیندهای اداری و بانکی، مانند دریافت وام، تسهیلات، یا مجوزهای مختلف، ارائه فاکتور رسمی به عنوان مدرکی معتبر الزامی است. با داشتن فاکتورهای رسمی دقیق و کامل، می‌توانید به سرعت و به آسانی امور اداری و بانکی خود را انجام دهید و از اتلاف وقت و بروکراسی‌های اداری جلوگیری کنید.
- با استفاده از فاکتورهای دقیق و منظم، می‌توانید به راحتی میزان درآمد و هزینه‌های خود را رصد کنید، موجودی انبار خود را کنترل کنید و گزارش‌های مالی دقیق و قابل اتکایی را تهیه نمایید. فاکتورهای رسمی، نقش مهمی در حسابداری و مدیریت امور مالی کسب و کار شما ایفا می‌کنند. حالا می توانید تصمیم گیری های آگاهانه برای رونق هر چه بیشتر کسب و کارتان داشته باشید.
همه چیز درباره فاکتور غیر رسمی (صوری)
در مقابل مفهوم فاکتور رسمی، فاکتور صوری قرار دارد فاکتور صوری یکی از پدیده‌های مخرب در حوزه مالی و اقتصادی است که می‌تواند تأثیرات منفی گسترده‌ای بر سیستم مالی و اقتصادی داشته باشد.
فاکتور صوری، فاکتوری است که به صورت جعلی و بدون انجام معامله واقعی صادر می‌شود. این نوع فاکتور برخلاف فاکتور واقعی که بر مبنای یک معامله واقعی و قانونی صادر می‌گردد، تنها به منظور اهداف غیرقانونی تهیه و استفاده می‌شود. یکی از اصلی‌ترین دلایل صدور فاکتور صوری، فرار مالیاتی است. شرکت‌ها و افراد با صدور فاکتورهای جعلی، سعی می‌کنند از پرداخت مالیات‌های قانونی خود اجتناب کنند.
برخی شرکت‌ها هم به منظور پنهان کردن وضعیت واقعی مالی خود، اقدام به صدور فاکتورهای صوری می‌کنند تا از نظارت‌های مالی و حسابرسی‌های دقیق دور بمانند و بعضی از شرکت‌ها برای افزایش اعتبار تجاری و بهبود رتبه‌بندی خود در بازار، از فاکتورهای صوری استفاده می‌کنند تا حجم معاملات و سوددهی خود را بیش از واقعیت نشان دهند.
روش صدور فاکتور صوری چیست ؟ یکی از روش‌های معمول برای صدور فاکتور صوری، ایجاد فاکتورهای جعلی با استفاده از نرم‌افزارهای کامپیوتری است. این فاکتورها به ظاهر واقعی و معتبر هستند اما هیچ معامله‌ای پشتوانه آنها نیست. بنابراین با داشتن برخی نرم افزارهای حسابداری می توان به صدور فاکتورهای غیر رسمی اقدام کرد.
فاکتور صوری را چگونه تشخیص می دهند؟ یکی از روش‌های تشخیص فاکتور صوری، بررسی دقیق مدارک مالی شرکت‌ها است. حسابرسان با مطالعه دقیق اسناد و مدارک، می‌توانند نشانه‌های فاکتورهای جعلی را شناسایی کنند. بررسی روند خرید و فروش شرکت‌ها نیز می‌تواند به شناسایی فاکتورهای صوری کمک کند. تغییرات غیرمعمول در الگوی خرید و فروش ممکن است نشان‌دهنده وجود فاکتورهای جعلی باشد.
صدور فاکتور غیر رسمی چه پیامدها و عواقبی دارد؟ صدور فاکتور صوری اگر تشخیص داده شود، می‌تواند منجر به جرایم مالیاتی سنگین برای شرکت‌ها و افراد شود. سازمان‌های مالیاتی با شناسایی این نوع فاکتورها، می‌توانند جریمه‌های سنگینی برای متخلفان در نظر بگیرند. علاوه بر جرایم مالیاتی، صدور فاکتور صوری می‌تواند پیامدهای قضایی نیز داشته باشد. در صورت اثبات تخلف، افراد و شرکت‌ها ممکن است با مجازات‌های قانونی نظیر حبس مواجه شوند.
همچنین صدور فاکتور غیر رسمی یا صوری می‌تواند منجر به کاهش اعتماد عمومی نسبت به سیستم مالی و اقتصادی شود. این کاهش اعتماد می‌تواند تأثیرات منفی بر سرمایه‌گذاری‌ها و رونق اقتصادی داشته باشد چراکه افزایش فساد مالی در جامعه را به دنبال خواهد داشت.
ثبت یک فاکتور رسمی نیازمند دقت و رعایت مراحل مشخصی است. با انجام دقیق این مراحل، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که فاکتور شما معتبر و قانونی است و تمامی اطلاعات لازم را در بر دارد. این امر نه تنها به رعایت قوانین مالیاتی کمک می‌کند، بلکه به بهبود شفافیت مالی و افزایش اعتماد میان فروشنده و خریدار نیز می‌انجامد.